Zentraler Rechnungseingang
Als Dienstleister für Bürger und Unternehmen arbeitet die Stadtverwaltung Leipzig fortwährend an dem Ziel, effiziente Prozesse zu organisieren sowie bestehende Prozesse zu optimieren. Um diesem Anspruch auch im Kontext der technischen Entwicklung in den letzten Jahren gerecht zu werden, spielt dabei auch die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologie eine zentrale Rolle.
Die Stadtverwaltung Leipzig hat daher im Juli 2015 das Projekt „Zentraler Rechnungseingang“ gestartet, um zwei wichtige Kernziele einer modernen Verwaltung zu verfolgen:
- die Umstellung auf einen zentralen Rechnungseingang und
- zukünftig die Annahme von elektronischen Rechnungen.
Die neuen Möglichkeiten und Rahmenbedingungen für Sie als Rechnungssteller haben wir im Folgenden zusammengestellt.
Zentrale Rechnungsanschrift
Mit der Einführung eines zentralen Rechnungseinganges in der Stadtverwaltung Leipzig wird eine einheitlichen Rechnungsanschrift für alle Rechnungsdokumente umgesetzt.
Dies ermöglicht es uns, Ihre Rechnungen schneller und kanalisiert der zuständigen Stelle zuzuordnen. Für diesen Zeitgewinn sind sowohl beim Rechnungsempfänger, als auch beim Rechnungsersteller gewisse Grundvoraussetzungen zu schaffen.
Die richtige Adressierung
Ab sofort gilt für ausnahmslos alle Rechnungsdokumente folgende neue Rechnungsanschrift:
Zentraler Rechnungseingang
c/o Stadt Leipzig
<Amtsbezeichnung>
Postfach 10 05 51
04005 Leipzig
Bitte verwenden Sie für Rechnungsdokumente nicht mehr die Ihnen bekannten Anschriften.
Dokumente, welche keine Rechnungen sind, versenden Sie bitte auch weiterhin an die Ihnen bekannten Adressen.
Zuordnung zu einer Organisationseinheit
In der oben genannten Anschrift ist ein Platzhalter <Amtsbezeichnung> aufgeführt. Dieser dient bei der Postbearbeitung als Zuordnungskriterium.
Ersetzen Sie bei der Adressierung Ihrer Rechnungen bitte die <Amtsbezeichnung> durch die Ihnen bekannten OE-Nummern (Organisationseinheitsnummern) der Adressatenämter (beispielsweise 10 für das Hauptamt oder 32 für das Ordnungsamt).
Eine OE-Nummer für Ämter der Stadt Leipzig bestehen aus mindestens zwei Ziffern. Eine Übersicht der einzelnen Ämter und deren zugehörige OE-Nummer finden Sie im Organigramm der Stadtverwaltung (PDF 67 KB).
Es ist möglich, dass Ihnen das Adressatenamt eine OE-Nummer bestehend aus mehreren Ziffern benannt hat. Diese können Sie ebenfalls benutzen. An dieser Stelle erfolgt eine detailliertere Zuordnung zu Organisationseinheiten innerhalb der Behörde. Ein Beispiel hierfür wäre die OE-Nummer 10.35 für die Transportorganisation im Hauptamt.
Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche OE-Nummer Sie angeben sollen, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannten Ansprechpartner.
Anforderung an eine Rechnung
Gesetzliche Anforderungen
Bitte beachten Sie auch weiterhin strikt die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung gemäß §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz.
Rechnungsnummern dürfen keinesfalls doppelt vergeben werden. Auch wenn eine Rechnung von der Stadt Leipzig abgelehnt und anschließend eine korrigierte Rechnung an die Stadt Leipzig übersandt wird, ist die korrigierte Rechnung stets mit einer neuen beziehungsweise abgeänderten Rechnungsnummer zu versehen.
Fachliche Anforderungen
Rechnungen an die Stadt Leipzig müssen einen Bezug zur Beauftragung enthalten. Bitte geben Sie mindestens einer der folgenden zusätzlichen Angaben im Rechnungstext an, da dies die Rechnungszuordnung beschleunigt:
- Bestellnummer der Stadt Leipzig
- Vertragsnummer des zugrunde liegenden Vertrages
- Von der Stadt Leipzig mitgeteilte Kontierungsobjekte (zum Beispiel PSP-Element)
- Name des Bestellers bzw. Ansprechpartners
- gegebenenfalls andere Rechnungskennzeichen, welche Ihnen von der Stadt Leipzig genannt wurden
Datenschutzrechtliche Anforderungen
Gegebenenfalls erbringen Sie eine Leistung für eine oder mehrere Personen, welche Sie gegenüber der Stadt Leipzig in Rechnung stellen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen bitten wir Sie auf die klare Benennung der Personen/ Leistungsempfänger zu verzichten. Vielmehr möchten wir darauf hinwirken, dass diese Informationen zum Beispiel durch Auftragsnummern oder ähnliche Referenzangaben anonymisiert werden.
Elektronische Rechnung
Der zweite große Schritt im Rahmen des Projektes zentraler Rechnungseingang ist die Schaffung eines Zuganges für elektronische Rechnungsdokumente.
Im Rahmen der technischen Entwicklung und des Fortschritts der letzten Jahre arbeiten zunehmend auch kleinere Unternehmen mit Fakturaprogrammen oder anderen Softwarelösungen zur Rechnungserstellung. Diese Arbeitserleichterungen sollten nicht durch unnötige Medienbrüche zunichte gemacht werden.
Die Stadt Leipzig hat daher den Zugang für elektronische Rechnungsdokumente eröffnet.
Warum elektronische Rechnungen?
- Sie sparen sowohl Druck- als auch Portokosten.
- Durch die elektronische Übermittlung verringern Sie die Postlaufzeiten Ihrer Dokumente.
- Die Dokumente können bei der Stadt Leipzig direkt elektronisch weiterverarbeitet werden. Dies minimiert potentielle Fehlerquellen.
- Nicht nur die Stadt Leipzig nutzt eine elektronische Rechnungsverarbeitung. Die Vorteile können Sie so auch auf Ihren weiteren Geschäftspartner projizieren.
Voraussetzungen zur Teilnahme am elektronischen Rechnungsverkehr
Die elektronische Rechnungslegung ist vorab mit der Stadt Leipzig zu vereinbaren. Die einmalige Registrierung Ihrer Absenderadressen können Sie über das Registrierungsportal der Stadt Leipzig vornehmen.
Registrierungsportal E-Rechnung
Die Anmeldung ist notwendig, da der Zugang nur für registrierte E-Mail-Adressen zugelassen ist. Werden E-Mails von nicht registrierten Adressen an diese E-Mail-Adressen versendet, wird der Empfang serverseitig unterbunden und der Absender erhält eine Fehlermeldung.
Die Rahmenbedingungen zur elektronischen Rechnungsstellung sowie die technischen Voraussetzungen finden Sie in den Nutzungsbedingungen geregelt.