Allgemeine Nutzungsbedingung und Datenschutzbestimmung für die elektronische Rechnungszusendung per E-Mail
Allgemeines
Die Stadt Leipzig eröffnet den Zugang für elektronische Rechnungsdokumente. Der Zugang steht allen Berechtigten frei zu Verfügung.
Berechtigt ist jedes Unternehmen oder jede Person, welche eine Leistung im Auftrag der Stadt Leipzig oder für die Stadt Leipzig erbringt und im Rahmen der Vertragsbeziehung berechtigt ist, diese in Rechnung zu stellen. Im Folgenden wird dieser Personenkreis als Geschäftspartner bezeichnet.
Zur Teilnahme am elektronischen Rechnungsaustausch mit der Stadt Leipzig ist eine Registrierung des Geschäftspartners notwendig. Die entsprechenden Regelungen sind im Abschnitt "Registrierung" aufgeführt.
Der Geschäftspartner hat entsprechende Formerfordernisse in Bezug auf das Rechnungsdokument einzuhalten. Die entsprechenden Regelungen sind im Abschnitt "Übermittlung und Format" aufgeführt.
Mit der Registrierung erkennt der Geschäftspartner die besonderen Regelungen des elektronischen Rechnungspostfaches der Stadt Leipzig an.
Zulässige Dokumente
Elektronische Rechnungsdokumente im Sinne dieser Regelungen sind sowohl Rechnungen, als auch Gutschriften.
Begründende Unterlagen sind Teil des Rechnungsdokumentes und können unter Berücksichtigung des Abschnitts "Übermittlung und Format" gemeinsam mit der Rechnung versendet werden. Dies sind insbesondere:
- Stundennachweise
- Auflistung erbrachter Leistungen und oder gelieferter Waren (zum Beispiel Materialzettel, Lieferscheine und ähnliches)
Mahnungen stellen kein elektronisches Rechnungsdokument im Sinne dieser Regelung dar und sind daher direkt an das zuständige Amt der Stadt Leipzig zu versenden (Kontaktdaten siehe Beauftragung).
Die von der Stadt Leipzig bestellten Leistungen, soweit sie in Form eines elektronischen Dokumentes erbracht werden können (zum Beispiel Gutachten, Laborergebnisse, Stellungnahmen oder ähnliches), stellen keine rechnungsbegründende Unterlage nach diesen Regelungen dar und sind somit nicht über den elektronischen Rechnungseingang zu übermitteln. Der Geschäftspartner hat diese direkt an das zuständige Amt der Stadt Leipzig zu senden (Kontaktdaten siehe Beauftragung).
Folgende Dokumente stellen ebenfalls keine elektronischen Rechnungsdokumente im Sinne dieser Regelungen dar und dürfen als solche auch nicht an die zentrale Rechnungs-E-Mailadresse übermittelt werden:
- Werbeflyer
- Kataloge
- Sonstige elektronische Medien (digitale Baupläne, Bild-, Film- oder Musikdateien und ähnliches)
- Sonstige Korrespondenz
Rechnungen sind in Bezug auf die Auflistung der Leistungspositionen anonymisiert einzureichen. Personenbezogene Daten in den Leistungspositionen, welche eine Identifizierung einer Person ermöglichen, dürfen nicht übermittelt werden. Dies gilt vor allem für den Schutz von Sozial- und Gesundheitsdaten (zum Beispiel Gutachten oder Untersuchungsergebnisse).
Ist eine Anonymisierung der Rechnung nicht möglich, so darf die Rechnung nicht über das elektronische Rechnungspostfach übermittelt werden.
Personenbezogene Daten im Rechnungskopf (zum Beispiel Name des Rechnungserstellers oder eine E-Mailadresse des Ansprechpartners) fallen nicht unter diese Regelung.
Registrierung
Elektronische Rechnungen können nur nach vorheriger Registrierung der Absender-E-Mailadresse an die Stadt Leipzig gesendet werden.
Die Registrierung ist kostenfrei und steht allen Geschäftspartnern zur Verfügung.
Der Zugang von E-Mails an die zentrale Rechnungs-E-Mailadresse der Stadt Leipzig von nicht registrierten Absendern wird technisch unterbunden. Da derartige E-Mails serverseitig direkt abgelehnt werden, erlangt die Stadt Leipzig keine inhaltliche Kenntnis von den E-Mails. Diese gelten damit als nicht zugegangen.
Zur Teilnahme an der elektronischen Rechnungsübermittlung gegenüber der Stadt Leipzig sind folgenden Daten des Geschäftspartners notwendig:
- Firma
- Daten des Ansprechpartners (Anrede, Name, Vorname, E-Mailadresse)
- Anschrift des Unternehmens
- Registrierte Absenderadressen
Mit der Registrierung stimmt der Geschäftspartner der Verarbeitung dieser Daten zum Zwecke der Sicherstellung des elektronischen Rechnungszuganges gegenüber der Stadt Leipzig zu.
Der Geschäftspartner registriert ausschließlich gültige E-Mailadressen (keine No-Reply Adresse) als Absenderadresse, an die gegebenenfalls eine Bestätigung oder Ablehnung geschickt werden kann. Der Geschäftspartner wirkt darauf hin, dass die Erreichbarkeit beziehungsweise Kenntnisnahme an allen Werktagen sichergestellt ist.
Übermittlung und Format
Übermittlung
Die Übermittlung der Rechnung erfolgt als Anhang zu einer E-Mail.
Abweichende Übermittlungswege für elektronische Rechnungen bedürfen einer separaten Vereinbarung mit der Stadt Leipzig. Zur Vereinbarung von alternativen Übertragungswegen für elektronische Rechnungen kontaktieren Sie bitte die Stadtkasse unter der E-Mail-Adresse: zre@leipzig.de.
Jede E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten. Befinden sich mehrere Rechnungen in einer E-Mail wird nur die erste Rechnungsdatei verarbeitet. Die weiteren Rechnungen gelten als nicht zugegangen.
Rechnungsbegründende Unterlagen wie Auflistung erbrachter Leistungen und oder gelieferter Waren (zum Beispiel Materialzettel, Stundenzettel und ähnliches) können als Anlage in der gleichen E-Mail versendet werden.
Die Übermittlung erfolgt ausschließlich an folgende E-Mail-Adresse: rechnung@leipzig.de.
Rechnungen, welche an andere E-Mail-Adressen der Stadt Leipzig gesendet werden (zum Beispiel Mitarbeiter-Mailadressen), werden nicht verarbeitet und gelten als nicht zugegangen.
Textinhalte der E-Mail werden aufgrund der automatisierten Verarbeitung nicht gelesen. Der Geschäftspartner verzichtet auf die Übersendung von relevanten Informationen im Mail-Body.
Bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen ist der zusätzliche Versand der gleichen Rechnung in Papierform nicht zulässig.
Format
Zur Rechnungsstellung gegenüber der Stadt Leipzig werden folgende Dateiformate akzeptiert:
- XRechnung
- ZUGFeRD-Format
Es können ausschließlich unverschlüsselte Dateien verarbeitet werden.
Die maximale Größe einer E-Mail darf 15 MB nicht überschreiten.
Eine im Format XRechnung übergebene Rechnung muss die Leitweg-ID 14713000-SV01-88 enthalten.
Der Dateiname der Rechnung darf die Zeichenkette "anlage" oder "attachment" nicht enthalten.
Der Dateiname der Anlage muss mindestens die Zeichenkette "anlage" oder "attachment" enthalten.
Sollte es dem Geschäftspartner aus technischen Gründen nicht möglich sein, den Dateinamen der Anlage entsprechend der oben angegebenen Regelung anzupassen, hat er dafür Sorge zu tragen, dass die Rechnung immer die erste Datei im Anhang der E-Mail darstellt. Die von der Stadt Leipzig eingesetzte Software führt alle Anhänge der E-Mail der Reihenfolge nach zusammen.
Der Geschäftspartner verpflichtet sich nur gut lesbare, maschinell erstellte Dokumente zu übersenden. Handschriftliche Dokumente können nicht verarbeitet werden und werden daher abgelehnt.
Datenschutz
Die Kontaktdaten des/der Verantwortlichen entnehmen Sie bitte unserem Impressum.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Stadt Leipzig
Datenschutzbeauftragter
04092 Leipzig
E-Mail: datenschutzbeauftragter@leipzig.de
Telefon: 0341 123-2247
Fax: 0341 123-2614
Die Anmeldung zur eRechnung ist freiwillig. Damit der elektronische Rechnungseingang genutzt werden kann, müssen die gekennzeichneten Angaben (*) übermittelt werden. Andernfalls ist die Nutzung des elektronischen Rechnungseingangs nicht möglich. Gleiches gilt im Widerrufs- oder Kündigungsfall (mit Wirkung für die Zukunft).
Daten, die Sie im Anmeldeformular angeben, verwenden wir ausschließlich zur Bereitstellung des elektronischen Rechnungseingangs und zur Bearbeitung der Rechnungsstellung. Die Daten des Ansprechpartners dienen zur direkten Kontaktaufnahme für den Fall einer technischen Störung oder bei Zuwiderhandlungen gegen die Regelungen der Nutzungsbedingungen.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die zur Verarbeitung von Rech-nungen eingesetzten Verfahren werden durch die Lecos-GmbH im Rahmen einer Auftragsdatenverarbei-tung betrieben. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten nicht an Dritte weitergeben, es sei denn die Übermittlung ist gesetzlich vorgeschrieben oder die Betroffenen haben in die Übermittlung eingewilligt.
Bei der Anmeldung zur eRechnung angegebene personenbezogene Daten werden (1) nach Ablauf der Registrierung und (2) im Widerrufs-/Kündigungsfall unverzüglich gelöscht. Eine Registrierung ist für 730 Tage gültig und kann jeweils durch Erneuerung im Zeitraum von 30 Tagen vor Ablauf um weitere 730 Tage verlängert werden. 30 Tage vor Ablauf erhalten Sie eine E-Mail an die für den Ansprechpartner angegebene E-Mailadresse mit Hinweisen zum Verfahrensablauf. Rechnungsdokumente werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, mindestens 10 Jahre (§ 34 Absatz 2 SächsKomKBVO).
Als Betroffener können Sie Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, die Berichtigung fehlerhafter personenbezogener Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung personen-bezogener Daten verlangen. Ihre Anfrage richten Sie bitte an zre@leipzig.de. Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Datenschutzauf-sichtsbehörde (Sächsischer Datenschutzbeauftragter).
Kündigung und Widerruf
Der Geschäftspartner kann die Teilnahme an der elektronischen Zusendung der Rechnung per E-Mail jederzeit widerrufen. Die Kündigung ist per Mail an zre@leipzig.de zu richten. Nach Eintreffen und Bearbeitung der Kündigung bei der Stadt Leipzig kann der Geschäftspartner Rechnungen zukünftig nur noch postalisch an die ihm gegenüber kommunizierte Postanschrift senden.
Die Stadt Leipzig behält sich das Recht vor, bei Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen den Zugang zum elektronischen Rechnungspostfach selbständig aufzukündigen. Der Geschäftspartner kann seine Rechnungen dann ausschließlich an die ihm bekannte Postanschrift stellen.
Stand: 01.07.2019