Projektantrag zum Stadtbezirksbudget
Projektförderungen müssen bestimmten formalen Bestimmungen genügen. Grundlage für das Vergabeverfahren von Projektanträgen ist die Zuwendungsrichtlinie der Stadt Leipzig (PDF 743 KB).
Nutzen Sie zum Einreichen Ihres Projektantrages bitte das Onlineformular.
Im Folgenden finden Sie wichtige Hinweise für Ihre Projektanträge.
Aus der Projektbeschreibung sollten insbesondere das Ziel des Projektes, die Art der Umsetzung, Zielgruppe(n), Zeitplan sowie der Nutzen für den Stadtbezirk klar hervorgehen. Auch Erfahrungen in der Umsetzung früherer Projekte können angeführt werden. Bitte halten Sie Ihre Projektbeschreibung kurz und knapp (ungefähr eine Seite) und aussagekräftig. Das ermöglicht am besten eine angemessene Beurteilung durch die Beteiligten im Förderverfahren. Zusätzliche Informationen können Sie Ihrem Projektantrag als Anlagen beifügen.
Der Bewilligungszeitraum umfasst die Projektlaufzeit, in der Kosten für das Projekt anfallen können. Im Allgemeinen beinhaltet dies eine Vorbereitungs-, Durchführungs- und Nachbereitungsphase.
Die Förderung bereits begonnener oder durchgeführter Projekte ist ausgeschlossen. Ein Projekt gilt in der Regel dann als begonnen, wenn dafür Verträge geschlossen und/oder Kosten beziehungsweise Rechnungen ausgelöst worden sind.
Bei der Antragstellung auf Projektförderung ist daher zu erklären, dass mit dem Projekt noch nicht begonnen wurde. Das bedeutet: Antragsteller müssen mit dem Beginn des Projektes so lange warten, bis der Zuwendungsbescheid bestandskräftig geworden ist und der Bewilligungszeitraum begonnen hat beziehungsweise bis die dem Zuwendungsbescheid beigefügte Verzichtserklärung auf Einlegung eines Rechtbehelfs an das Büro für Ratsangelegenheiten übermittelt wurde. Weiteres regelt die Zuwendungsrichtlinie der Stadt Leipzig.
Zuwendungen werden in der Regel als Teilfinanzierung bewilligt, bei denen der Antragsteller einen Eigen- oder Drittmittelanteil beiträgt.
- Die häufigste Finanzierungsform ist die Festbetragsfinanzierung, das heißt die Zuwendung besteht aus einem festen Betrag an den zuwendungsfähigen Aufwendungen. Es bleibt bei diesem Betrag in der Regel auch dann, wenn die zuwendungsfähigen Aufwendungen im Ergebnis geringer oder höher sind, als bei der Bewilligung der Zuwendung angenommen wurde. Soweit die zuwendungsfähigen Aufwendungen jedoch insgesamt unter die bewilligte Zuwendung absinken, wird der Zuwendungsbescheid mit der Folge widerrufen, dass sich in Höhe des übersteigenden Betrags ein Erstattungsanspruch des Zuwendungsgebers ergibt.
- Die Anteilsfinanzierung wird nach einem bestimmten Vomhundertsatz oder Anteil der zuwendungsfähigen Aufwendungen berechnet und ist auf einen Höchstbetrag begrenzt.
- Bei der Fehlbedarfsfinanzierung berechnet sich die Zuwendung nach dem Fehlbedarf des Zuwendungsempfängers in Bezug auf die zuwendungsfähigen Gesamtaufwendungen nach Abzug der eingebrachten Eigen- und Drittmittel. Die Zuwendung wird auf einen Höchstbetrag begrenzt.
Das Stadtbezirksbudget beträgt jährlich 50.000 Euro pro Stadtbezirk. In der Regel sollen daraus mehrere Ideen und Projekte gefördert werden. Entscheidend ist, dass die Höhe der beantragten Mittel realistisch erscheint und in einem nachvollziehbaren Verhältnis zum Vorhaben steht. Kosten und Finanzierung müssen ausgewogen sein.
Eine bewilligte Förderung muss nicht immer in Höhe der Antragssumme ausfallen. In diesem Fall werden Sie gebeten zu prüfen, ob Sie das Vorhaben auch mit der vorgeschlagenen geringeren Fördersumme realisieren können. Der Kosten- und Finanzierungsplan ist entsprechend anzupassen.
Der tabellarische Kosten- und Finanzierungsplan
Der Kosten- und Finanzierungsplan ist eine tabellarische Auflistung der zu erwartenden Ausgaben und Einnahmen für die Projektdurchführung. Sie können hierbei für Ihr Projekt sinnvolle Kategorien bilden. Wichtig: Einnahmen und Ausgaben müssen ausgeglichen sein.
Die Verwendung der Vorlage Kosten- und Finanzierungsplan ist verpflichtend. Speichern Sie das PDF-Formular ausgefüllt ab und laden Sie es im Online-Antragsformular an entsprechender Stelle als Anlage hoch.
Ein Kosten- und Finanzierungsplan listet tabellarisch die zu erwartenden Ausgaben und Einnahmen für die Projektdurchführung in für das Projekt sinnvollen Kategorien auf (zum Beispiel "Honorare", "Raummiete"). Er muss ausgeglichen sein, das heißt Einnahmen und Ausgaben müssen sich decken.
Ein tabellarischer Kosten- und Finanzierungsplan ist für Projektanträge verpflichtend, da er die Grundlage für die mögliche Bewilligung von Geldern darstellt. Daher empfiehlt es sich, die zu erwartenden Kosten nachvollziehbar aufzuschlüsseln, um eine Bewertung zu erleichtern. Änderungen eines einmal bewilligten Kosten- und Finanzierungsplans (zum Beispiel Verschiebungen zwischen den angegebenen Kostenpunkten) sind möglich, sofern diese nicht das generelle Ziel des Projekts verändern oder die Höhe der Fördersumme betreffen, müssen aber durch das Büro für Ratsangelegenheiten vorher genehmigt werden.
Es ist verständlich, dass gerade bei erstmalig stattfindenden oder langfristig zu planenden Projekten Erfahrungswerte fehlen beziehungsweise nicht alle Einnahmen schon zum Zeitpunkt der Antragstellung absehbar sind. Dennoch ist es unerlässlich, einen ausgeglichenen Kosten- und Finanzierungsplan mit dem Förderantrag vorzulegen. Versuchen Sie, die anfallenden Kosten und Einnahmen möglichst genau zu schätzen. Aktualisierungen können Sie später nachreichen. Diese müssen jedoch durch das Büro für Ratsangelegenheiten genehmigt werden.
Förderfähige Aufwendungen, die Sie im Kosten- und Finanzierungsplan anbringen können, sind beispielsweise (Auflistung nicht abschließend):
- Veranstaltungskosten (zum Beispiel Raummieten, notwendige Dienstleister)
- Honorarkosten (zum Beispiel Honorar für Auftritt eines Musikers oder Moderators), nachzuweisen über einen Honorarvertrag mit Stundennachweis im Original.
- Fahrt-/Reisekosten: entweder für Bus- und Bahnfahrten (2. Klasse) oder für Autofahrten (gemäß Bundesreisekostengesetz dürfen 20 Cent pro Kilometer abgerechnet werden, die Gesamthöhe der Fahrtkosten darf 130,00 Euro nicht überschreiten, die gefahrenen Kilometer sind mittels Routenplaner nachzuweisen).
- Öffentlichkeitsarbeit: zum Beispiel Druckkosten für Flyer und Plakate (Kosten für Layouterstellung laufen unter Honorarkosten)
- Anschaffungen: zum Beispiel ein Fußball oder Bücher
- Material: zum Beispiel Stifte, Papier, Kleber
- Sonstiges: alles, was den anderen Kostenarten nicht zugeordnet werden kann, zum Beispiel GEMA-Gebühren
- Hinweis: Gewinne aus Speisen und Getränken sollten maximal 50 Prozent der beantragten Summe veranschlagen und müssen konzeptionell schlüssig im Antrag beschrieben sein.
Nicht förderfähig sind (Auflistung nicht abschließend):
- Doppelförderungen: wenn die gleichen Kosten schon von anderer Stelle gefördert werden
- Kosten des laufenden Geschäftsbetriebes, allgemeine Vereinszwecke (zum Beispiel regelmäßig anfallende Büromieten)
- Finanzierungskosten, Bußgelder, Geldstrafen, Prozesskosten, Steuern, Abgaben, Gebühren, Versicherungen (sofern nicht gesetzlich vorgeschrieben), Zinsen, Nebenkosten des Geldverkehrs, Mahngebühren, Abschreibungen, Leasing von Fahrzeugen
- laufende Betriebskosten, Verbrauchsmaterialien oder Betriebsmittel (zum Beispiel Kraftstoffe)
- Pfand, Einkaufstüten, Alkohol, Nikotin
- Kosten für den Erwerb von Patenten und Lizenzen
- Kosten, die vor oder nach dem festgelegten Bewilligungszeitraum anfallen
- Kosten ohne Projektbezug
- Rechnungen, die sich nicht an den Zuwendungsempfänger (Projektträger) richten
Insbesondere bei einmalig durchgeführten Projekten sind Anschaffungen für den Projektträger zu vermeiden beziehungsweise sollte darauf geachtet werden, dass diese Anschaffungen anschließend durch die Allgemeinheit nutzbar sind.
Investive Maßnahmen können nur durch juristische Personen (zum Beispiel Vereine) beantragt werden, nicht durch Privatpersonen. Grundsätzlich sind solche Maßnahmen vorab gesondert mit dem Büro für Ratsangelegenheiten abzustimmen.
Nicht zwingend. Es wird zwar davon ausgegangen, dass Antragsteller einen eigenen Anteil zur Realisierung des Vorhabens aus eigenen Mitteln und Einnahmen aufbringen – dies ist aber keine Voraussetzung für eine Förderung. Anerkannt werden auch eigene Leistungen wie ehrenamtliche Tätigkeiten, die im Projektantrag entsprechend zu erläutern und zu begründen sind.
Nein. Ehrenamtliche Arbeit und andere geldwerte Leistungen können im Kosten- und Finanzierungsplan nicht angegeben werden. Aber: Solche Eigenleistungen sollten an anderer Stelle im Projektantrag angeführt oder als Anlage in Form einer Auflistung beigefügt werden. Dann werden diese Leistungen bei der Antragsbewertung berücksichtigt.
Ihr Antrag wurde angenommen - wie es jetzt weiter geht
Wenn Ihr Projektantrag ein positives Votum bekommt, erhalten Sie einen Zuwendungsbescheid. Falls nötig, werden Sie aufgefordert, einen aktualisierten Kosten- und Finanzierungsplan vorzulegen beziehungsweise die Aktualität des bisherigen zu bestätigen. Bitte halten Sie den benannten Zeitpunkt für Ihre Rückmeldung beziehungsweise die Übermittlung eines aktualisierten Kosten- und Finanzierungsplans ein.
Sollte der Stadtbezirksbeirat Ihr Vorhaben negativ votieren, erhalten Sie auch hierzu ein Informationsschreiben. Bitte beachten Sie, dass das Stadtbezirksbudget eine freiwillige Aufgabe der Kommune ist und dass kein Rechtsanspruch auf die Gewährung von Zuwendungen besteht. Für abgelehnte Ideen und Projektanträge gibt es eine Sperrfrist im laufenden Haushaltsjahr, erst danach können diese erneut eingereicht und abgestimmt werden.
Die bewilligten Mittel können erst ausgereicht werden, wenn Sie den Zuwendungsbescheid erhalten und den darin enthaltenen Rechtsbehelfsverzicht unterschrieben an uns zurückgesendet haben. Bitte beachten Sie, dass die ausgezahlten Beträge innerhalb von zwei Monaten ausgegeben werden müssen. Rufen Sie daher nur Teilbeträge ab, wenn sich Ihr Vorhaben über mehrere Monate erstreckt.
Der Kosten- und Finanzierungsplan ist Grundlage für den durch Sie zu erbringenden Verwendungsnachweis für die städtischen Fördermittel. Bitte aktualisieren Sie den Kosten- und Finanzierungsplan bei notwendigen Änderungen entsprechend dazu. Details besprechen Sie bitte mit dem/der für Sie zuständigen Mitarbeiter/-in.
Sämtliche Änderungen im beantragten Vorhaben müssen angezeigt und genehmigt werden. Sonst drohen der Verlust der Projektförderung oder Rückzahlungsforderungen.
Veröffentlichungen, die sich auf das geförderte Projekt beziehen, müssen Hinweise auf die Förderung durch die Stadt Leipzig enthalten, zum Beispiel den Satz "Dieses Projekt wird finanziert aus Mitteln des Stadtbezirksbudgets der Stadt Leipzig" und das Logo des Bürgerhaushaltes. Gerne schicken wir Ihnen das Logo des Bürgerhaushaltes und Hinweise zu deren Verwendung zu. Bitte senden Sie uns ein Belegexemplar der entsprechenden Materialien mit dem Verwendungsnachweis zu.
Nach Projektende (Ende Bewilligungszeitraum) haben Sie drei Monate Zeit, um den Verwendungsnachweis bei der Stadt Leipzig abzugeben, spätestens jedoch bis zum 31. Januar des folgenden Jahres.
Die Vorlage für den Verwendungsnachweis wird bereits mit dem Zuwendungsbescheid zugestellt.
Zum Verwendungsnachweis gehören:
- der zahlenmäßige Nachweis der Projektausgaben (entsprechend dem genehmigten Kosten- und Finanzierungsplan)
- ein inhaltlicher Sachbericht, der auf die durchgeführten Maßnahmen und erreichten Ziele eingeht (formlos, circa eine A4-Seite, mit Fotos, die durch die Stadt Leipzig verwendet werden dürfen)
Es können nur tatsächlich entstandene Kosten entsprechend des vorab genehmigten Kosten- und Finanzierungsplanes abgerechnet werden. Alle weiteren Kosten bedürfen einer vorherigen Anpassung des Kosten- und Finanzierungsplanes und einer Genehmigung durch das Büro für Ratsangelegenheiten. Die ursprünglich genehmigte Fördersumme darf dabei nicht überschritten werden.
Ausgaben können nur für den Bewilligungszeitraum im laufenden Kalenderjahr anerkannt werden. In begründeten Ausnahmefällen gilt dies auch für Rechnungen, deren Leistungen im maßgeblichen Haushaltsjahr erbracht wurden und die bis zum 15. Januar des Folgejahres beim Zuwendungsempfänger eingegangen sind (Poststempel).
- Bei Projektförderungen unter 15.000 Euro genügt die Auflistung aller tatsächlich entstandenen Einnahmen und Ausgaben gemäß des genehmigten Kosten- und Finanzierungsplanes ohne Einreichen der Originalbelege. In jedem Fall müssen die Belege von Ihnen aufbewahrt und nach Aufforderung dem Zuwendungsgeber bei Bedarf zugänglich gemacht werden.
- Bei Projektförderungen über 15.000 Euro müssen alle Belege zum Projekt im Original eingereicht werden. Die Belege sind zu nummerieren und mit Erläuterungen für eine einfache Prüfung zu versehen. Auch der Kontoausdruck, auf dem ersichtlich ist, dass der Zuwendungsempfänger das Geld für das Projekt erhalten hat, ist einzureichen.
Nicht verbrauchte Mittel muss der Zuwendungsempfänger zurücküberweisen.
Sie haben den Verwendungsnachweis und alle Belege eingereicht? Dann ist Ihr Projekt und die Finanzierung abgeschlossen. Es erfolgt eine Prüfung des Verwendungsnachweises durch das Büro für Ratsangelegenheiten. Nach Abschluss der Prüfung erhalten Sie, falls eine Einreichung notwendig war, die Originalbelege zurück. Bei Unregelmäßigkeiten oder Nichtanerkennung einzelner Kostenpunkte können Teile der Fördersumme unter Umständen mit Zinsen zurückgefordert werden.
Gern können Sie einen Termin für ein persönliches Beratungsgespräch mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter vereinbaren.
Bitte wenden Sie sich per E-Mail an stadtbezirksbudget@leipzig.de oder nutzen Sie die Kontaktdaten des Sachgebietes Beteiligungskultur Gremien. Gern können Sie sich auch direkt an Ihren Stadtbezirksbeirat wenden.
Bitte bringen Sie zu dem Gespräch Ihre Projektskizze mit oder senden uns diese im Vorfeld des Termins per E-Mail zu.